10 Tips Produktivitas Terbaik untuk Bekerja

Kiat bagi pemberi kerja untuk meningkatkan produktivitas tim Anda di tempat kerja.

Kita semua bercita-cita untuk menjadi lebih produktif di tempat kerja di mana pun kita bekerja dan apa yang kita lakukan. Setiap orang selalu mencari cara baru untuk menjadi lebih efisien dan efektif. Karyawan Anda berada pada produktivitas terbaiknya ketika mereka dapat menghasilkan lebih banyak output daripada input yang diberikan (waktu, energi, dan sumber daya lainnya).

Karyawan yang terus-menerus bekerja di bawah tekanan kurang produktif dan memiliki tingkat pelepasan dan ketidakhadiran yang lebih tinggi. 41% karyawan yang stres mengatakan bahwa stres berdampak negatif terhadap produktivitas di tempat kerja. Rata-rata karyawan hanya produktif selama 2 jam 53 menit per hari. Menjadi produktif di tempat kerja melibatkan penggunaan alat yang tepat untuk meningkatkan proses, memperbaiki alur kerja, dan mengurangi interupsi.

Mengikuti kiat produktivitas yang tercantum di bawah ini akan membantu Anda meningkatkan produktivitas tempat kerja tim Anda.

1. Tingkatkan Keterlibatan Karyawan

Karyawan yang bahagia dan terlibat adalah karyawan yang produktif. Sebuah studi menunjukkan bahwa karyawan yang terlibat lebih produktif, menghasilkan peningkatan laba sebesar 21%. Untuk organisasi, komunikasi yang efektif sangat penting bagi karyawannya untuk melakukan tugas dan tanggung jawab mereka secara efisien. Komunikasi bisnis yang bebas dan tanpa gangguan di perusahaan menghasilkan keterlibatan karyawan yang lebih tinggi, layanan pelanggan yang lebih baik, dan lebih banyak keuntungan. Telah terbukti bahwa perusahaan dengan karyawan yang terhubung 25% lebih produktif. Untuk meningkatkan komunikasi dan menjadi lebih produktif, perusahaan harus memiliki proses dan alat yang tepat.

2. Kurangi Waktu yang Dihabiskan dalam Mencari Informasi

Data IDC menunjukkan bahwa pekerja berpengetahuan menghabiskan sekitar 2,5 jam per hari untuk mencari, yaitu sekitar 30% dari hari kerja mereka. Untuk organisasi yang mempekerjakan 50 pekerja, dengan gaji tahunan rata-rata $60.000, biaya pencarian yang tidak produktif mencapai $3 juta per tahun. Karena sebagian besar bisnis menggunakan aplikasi kerja yang berbeda untuk mengelola aktivitas sehari-hari, sangat mudah untuk membuat silo informasi. Pencarian di silo ini membosankan, memakan waktu dan tidak produktif. Karenanya alat komunikasi bisnis yang Anda gunakan di tempat kerja Anda harus mengatasi masalah ini.

3. Kurangi Email

Karyawan menghabiskan lebih dari setengah hari mereka untuk memeriksa email. The Washington Post menunjukkan bahwa rata-rata pekerja menghabiskan sekitar 4,1 jam sehari untuk memeriksa kotak masuk mereka. Meskipun tidak mungkin menghapus email sepenuhnya, Anda dapat mengurangi email tim Anda hingga 75% saat menggunakan alat komunikasi bisnis yang tepat.

4. Gunakan Sistem Komunikasi Terpadu

Aplikasi yang terhubung menyatukan berbagai mode komunikasi dalam bisnis Anda dan menyatukannya dalam satu aplikasi. Dengan jenis alat ini, semua komunikasi Anda akan berada di satu tempat termasuk email, obrolan, panggilan, umpan sosial, dan penyimpanan cloud. Ini mengurangi waktu karena harus terus-menerus menggeser aplikasi.

5. Fasilitasi Pekerjaan Jarak Jauh

Tim jarak jauh cenderung mencapai 40% dari tenaga kerja global. 83% pekerja percaya bahwa mereka tidak perlu bekerja di kantor untuk menjadi produktif. Lebih dari dua pertiga pemberi kerja telah melihat peningkatan produktivitas di antara pekerja jarak jauh mereka.

6. Kurangi Pertemuan dan Perjalanan

Sebuah studi Atlassian baru-baru ini menemukan bahwa rata-rata, satu jam per hari per karyawan dihabiskan untuk rapat. Itu turun menjadi 30 jam sebulan dan lebih dari 300 jam sepanjang tahun. Aplikasi komunikasi bisnis yang Anda gunakan harus memiliki panggilan suara, berbagi layar, acara grup, obrolan grup, dan obrolan langsung. Fitur-fitur ini akan membantu Anda menjadi lebih produktif dengan mengurangi rapat yang tidak produktif serta perjalanan bisnis yang mahal dan menyita waktu.

7. Menarik dan Mempertahankan Generasi Muda

Pekerja yang lebih muda berjumlah sekitar 60-70% dari tenaga kerja dan menggunakan alat kolaborasi bisnis yang tepat memiliki dampak positif yang sangat besar pada moral mereka. Ini membantu mengurangi pergantian dan menarik talenta muda. 33% generasi milenial menginginkan ruang kerja kolaboratif dan bisnis dengan alat kolaborasi bisnis yang efektif 50% lebih mungkin memiliki employee turnover yang lebih rendah. Perusahaan dan organisasi yang berkomunikasi secara efektif memiliki kemungkinan 4,5x lebih besar untuk mempertahankan karyawan terbaiknya. Semua ini berdampak langsung pada produktivitas.

8. Manfaatkan Penyimpanan Cloud

Alat komunikasi dan kolaborasi yang Anda gunakan di tempat kerja harus terintegrasi dengan semua drive penyimpanan cloud utama seperti OneDrive, Google Drive, Dropbox, pCloud, dan Mega. Jadi, saat tim Anda bekerja dari jarak jauh, mereka tidak perlu khawatir memiliki akses ke semua pekerjaan mereka. Setelah Anda mengintegrasikan hard disk dengan alat komunikasi di tempat kerja, Anda akan memiliki akses instan ke semua file Anda di mana saja, kapan saja. Ini akan menghilangkan penghalang produktivitas utama.

9. Akses Beberapa Akun Email dari Satu Tempat

Kita semua memainkan peran yang berbeda di tempat kerja dan seringkali satu akun email tidak cukup untuk menangani berbagai jenis korespondensi. Jadi, kebanyakan dari kita akhirnya memiliki banyak akun email. Menjadi rumit ketika akun email ini tersebar di berbagai sistem email seperti email perusahaan Anda, gmail, outlook, dan apa pun yang Anda miliki. Beralih di antara akun email yang berbeda sepanjang hari memakan waktu dan mudah bagi pesan untuk lolos. Saat Anda menggunakan sistem komunikasi terpadu, Anda dapat menggabungkan akun email di satu tempat. Ini akan menghemat waktu tim Anda dari mengelola beberapa akun email dan meningkatkan produktivitas tempat kerja mereka.

10. Kurangi Gangguan Karyawan

Selama satu jam penuh, karyawan mendapat interupsi sekitar 7 kali, dengan setiap interupsi memakan waktu sekitar 5 menit dari waktu kerja mereka. Rata-rata, orang-orang di tempat kerja mendapat interupsi setiap 8 menit sekali, yang menyebabkan penurunan produktivitas rata-rata tim. Ini berarti bahwa selama 8 jam hari kerja, seorang karyawan dapat kehilangan hingga 4 jam waktu kerja yang berharga karena gangguan. Alat produktivitas yang Anda gunakan di tempat kerja akan membantu Anda mengelola interupsi dan notifikasi secara efektif sehingga Anda dapat menghabiskan lebih sedikit waktu dalam obrolan grup dan lebih banyak waktu dalam melakukan pekerjaan nyata.